|
秘书是历史最悠久的传统职业之一，泛指负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：
- 接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；
- 收发与回复日常邮件；
- 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；
- 会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；
- 将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；
- 接待访客；
- 采购、分发和控制办公用品等等。
由于秘书工作的范围十分广泛，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。
秘书的职业现状：
目前，秘书已被纳入国家职业准入制度职业目录，是国家要求持证上岗的职业之一。但相关资料显示，我国目前从事秘书这一职业的人员已超过2000万，80%以上的秘书没有真正受过专门的系统的秘书培训。而是改行而来的，在工作中边干边学。
以其职能而言，目前我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分没有经理层级的决策权，或者是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业体制系统内所没有的怪现象。
职场上的秘书可分为三个层次：普通秘书、总经理助理秘书和外企公司总裁办公室高级秘书。当今告诉发展的社会对秘书需求越来越高，特别是加入WTO以后，为适应经济全球性、信息网络化的国际大环境，需要培养大批的商务性、实用性的高素质秘书。作为现代合格的高素质秘书应是多方位发展的人才，懂两三门外语，熟练运用互联网，具有组织能力、表达能力、沟通能力、团队合作能力。随着国内企业加快成长和越来越多的跨国企业进入中国，高级秘书已经成为企业需求的热门人才，也是猎头公司经常猎取的对象。
秘书岗位的发展优势：
秘书人员与其他职位的人员相比，在单位或者企业里存在相对的天然优势，如：因与上司接触频繁，在领导面前更容易展现自己的才干，更容易被直接、全面的了解等，有更多的机会接受培训，被提拔的几率也更大。俗话说“知人善任”说的就是这个道理。调查数据显示，秘书工作中有将近20%的内容是协助老板参与公司的经营管理，秘书是老板的左膀右臂，是企业青睐的复合型人才。秘书工作看似平凡琐碎，但是它不再是世俗严重的“青春饭”和“花瓶”，而是令人羡慕，常开不败的职场玫瑰。
秘书应具备的能力：
（一）专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力，如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作，文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平，注意文风的改革，培养精练的文字表达能力。对于秘书而言，也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入WTO后的中国，外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中，从而大大减少工作时间，提高工作效率。
（二）上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思，协助管理者思考，用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策，并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。这要求秘书具有亲和力，能起好承上启下的桥梁作用，协助管理者将工作做好。
（三）组织协调能力。现代秘书还需要有较强的组织协调能力。现代秘书不是单纯的文书工作者，也不是捆、扎、收、发的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导与部下及各部门之间的关系，当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。
（四）适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。秘书就像气象局一样，管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境，而非环境适应你，要改变自己而非改变他人。同时对领导的动作、语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。凡事要有悟性，要领会领导意图，学会根据领导的习惯，工作的主次和轻重缓急安排领导工作。
（五）应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。
（六）公关能力。现代秘书还需要具有较强的社交能力和公关能力。当前,社会交往、企业公关已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”，但社交可以帮助其选取捷径,克服阻力，提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要场合，这就理所当然成为了他(她)的助手和参谋。秘书工作还会涉及更多的客户服务，这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色，因此秘书需要有外交家的平衡术，具备较强的社交和公关能力。
以上我们可以看出，秘书工作的发展与时代的进步是密不可分的。秘书工作必须不断发展，才能适应时代的要求。同样，作为秘书工作主体的各类秘书工作人员也必须不断提高自身的整体素质，才能满足秘书工作发展的需要，进而适应时代的要求。
|
